Slack

Analyse av Appwesome

Jeg bruker Slack som et arbeidsrom der korte spørsmål, prosjektprat og praktiske avklaringer kan samles i stedet for å forsvinne mellom e-posttråder. Det fungerer best når et lag faktisk trenger å følge opp hverandre gjennom dagen, og når samtaler har tydelige temaer. For et lite team som bare sender noen få meldinger i uka, kan det derimot føles som enda en innboks å passe på.

Fra løse beskjeder til en tydelig arbeidsflyt

En nyttig måte å komme i gang på er å ta utgangspunkt i hvordan arbeidet allerede foregår. Se på hvilke spørsmål som stadig dukker opp, hvem som trenger svar, og hvor beslutninger bør bli liggende. Lag kanaler med forståelige navn for konkrete prosjekter eller arbeidsområder, og avtal hva som hører hjemme der. Hvis alle bruker de samme kanalene til alt, blir oversikten fort like rotete som e-postinnboksen man prøvde å rydde opp i.

I en vanlig arbeidsdag kan en kollega starte en kanaltråd med et spørsmål om en oppgave, legge ved relevant fil og be om innspill. Andre kan svare der, slik at konteksten følger med i stedet for å bli spredd utover private meldinger. Når diskusjonen er ferdig, bør noen gjøre beslutningen tydelig: Hva ble bestemt, hvem tar neste steg, og når trenger resten av laget en oppdatering? Det siste er ikke noe en chatapp kan ordne på egen hånd, men det er forskjellen på en samtale som føles aktiv og en arbeidsflyt som faktisk kommer videre.

Varsler, søk og små vaner som gir oversikt

Varslingsinnstillingene er verdt å bruke tid på tidlig. Hvis hver kanal gir et avbrudd, kan Slack bli mer distraherende enn hjelpsomt. Jeg ville valgt hvilke samtaler som krever rask oppmerksomhet, og hvilke jeg heller sjekker når jeg har et naturlig opphold. Det er også lurt å bli enige om når en direktemelding er passende, og når et spørsmål bør stå i en kanal slik at andre kan finne svaret senere.

Søket blir langt mer nyttig når man husker noen få detaljer fra den opprinnelige samtalen, som et nøkkelord, navnet på en person eller hvilken kanal diskusjonen foregikk i. Et konkret søk er som regel bedre enn å bla gjennom en lang historikk. Samtidig bør man ikke behandle søk som en erstatning for ryddige samtaler: Hvis viktige beslutninger drukner i løse kommentarer, kan det fortsatt være vanskelig å finne riktig svar. Et praktisk grep er å gjenta konklusjonen i kanalen etter en lengre utveksling, slik at den blir synlig for dem som ikke fulgte praten mens den pågikk.

Når arbeidet skal videre til andre

Styrken ligger ikke bare i at folk kan skrive samtidig, men i at et arbeid kan gå fra én person til en annen uten at hele historien må fortelles på nytt. En kanal gir deltakerne et felles sted å stille spørsmål, dele filer og følge diskusjonen. Integrasjoner kan også redusere behovet for å hoppe mellom verktøy, men de er mest nyttige når laget har valgt dem med en klar grunn. Kobler man inn tjenester uten en bestemt arbeidsoppgave i tankene, får man gjerne flere varsler uten bedre oversikt.

Slack passer særlig godt for team som samarbeider på tvers av oppgaver, skift eller steder, og som trenger at flere kan se hvordan en beslutning ble til. Det er mindre opplagt for dem som helst vil ha én enkel kanal for korte beskjeder, eller som ikke har et felles behov for løpende dialog. Da kan vanlig e-post, telefon eller en enklere gruppechat være mer behagelig. Sammenlignet med e-post gjør kanalene det lettere å holde temaer fra hverandre, mens en tradisjonell chat ofte kjennes lettere å ta i bruk, men kan samle prosjektprat og småprat i samme strøm. Valget handler derfor mer om lagets rutiner enn om hvilken app som har flest knapper.

Hva du bør vite før du flytter inn

Dette er en gratis arbeidsrelatert app fra SLACK TECHNOLOGIES L.L.C., med en gjennomsnittsvurdering på 4,1 fra rundt 188 000 vurderinger og over 10 millioner installasjoner. Den har aldersmerking PEGI 3, ble lansert 22. juli 2013, og versjon 26.04.50.0 krever minst iOS 10. Den store utbredelsen gjør det sannsynlig at mange allerede kjenner arbeidsformen, men popularitet garanterer ikke at den passer for alle lag. Jeg ville først avklart kanalstruktur og forventninger til svartid, og deretter prøvd den med et faktisk prosjekt i stedet for å flytte alle samtaler på én gang.

Hva er greia med Slack?

Så, hva er Slack egentlig? Tenk på det som en alt-i-ett kommunikasjonsplattform. Den lar teamet ditt chatte i sanntid, dele filer, og til og med integrere med andre apper du allerede bruker. Det som virkelig skiller Slack fra andre kommunikasjonsverktøy, er hvor enkelt det er å holde alt organisert. Du kan ha forskjellige kanaler for ulike prosjekter, temaer eller team, og det gjør det superenkelt å finne tilbake til samtaler senere.

Brukergrensesnittet

Jeg må si, brukergrensesnittet til Slack er en drøm. Det er ryddig, intuitivt, og til og med litt morsomt å bruke. Navigasjonen er sømløs, og du kan raskt hoppe mellom kanaler, direktemeldinger, og integrasjoner uten trøbbel. Jeg elsker også hvordan du kan tilpasse varslinger slik at du ikke blir overveldet av meldinger, men fortsatt kan holde deg oppdatert på hva som skjer.

Funksjoner som skiller seg ut

En av de store stjernene i Slack universet er hvor enkelt det er å integrere med andre tjenester. Du kan koble til alt fra Google Drive til Trello, noe som betyr at du kan administrere prosjekter og samarbeide uten å bytte apper. En annen kul funksjon er muligheten til å søke gjennom alle tidligere samtaler og filer. Så, om du husker å ha diskutert noe viktig for en måned siden, er det ikke noe stress å finne det igjen.

• Integrasjoner: Mer enn 2000 apper kan kobles til Slack.
• Søkefunksjon: Finn gamle samtaler på et blunk.
• Tilpasning: Skreddersy varsler og temaer.

Kommunikasjon og samarbeid

Med Slack, føles det som om hele teamet ditt er samlet i ett rom, selv om dere er spredt over hele verden. Real-time meldinger gjør det enkelt å brainstorme og løse problemer raskt. Pluss, med videoanrop og skjermdeling, kan du ha virtuelle møter som faktisk fungerer.

Personlig mening

Jeg må innrømme, før jeg begynte å bruke Slack, var jeg litt skeptisk. Jeg trodde ikke en app kunne gjøre så stor forskjell i arbeidsflyten. Men etter å ha brukt det i noen måneder, kan jeg ikke forestille meg å jobbe uten det. Det har virkelig gjort det enklere å kommunisere med kolleger og holde prosjekter på rett spor.

Så, hvis du leter etter en måte å forbedre kommunikasjonen i teamet ditt, eller bare ønsker å få en bedre struktur på prosjektene dine, er Slack absolutt verdt å sjekke ut. Med sin brukervennlighet, utallige integrasjoner, og smarte funksjoner, er det en god følgesvenn i dagens hektiske arbeidsmiljø.

Gjør deg selv en tjeneste og gi Slack en sjanse. Du vil ikke angre!

Det som avgjør om det fungerer i praksis

Den viktigste vanen er å holde samtalene lesbare for folk som ikke sitter klare ved telefonen hele dagen. Skriv gjerne hva saken gjelder før du stiller spørsmålet, og legg bakgrunnen i samme melding. Da slipper kollegaen å be om kontekst før hen kan svare. Når en oppgave går videre til en annen person, bør overleveringen inneholde status, hva som allerede er prøvd, og hva du trenger fra mottakeren. Det er en liten innsats som gjør kanalen mer nyttig enn en rekke korte meldinger som bare gir mening for dem som var til stede fra starten.

På mobil er det særlig fristende å svare med én gang fordi en melding dukker opp på skjermen. Jeg ville derfor skilt mellom det som faktisk haster og det som bare er synlig. Varsler bør støtte arbeidsdagen, ikke definere den. Hvis du bruker flere enheter, kan det også være nyttig å bestemme hvilken du vanligvis følger opp fra, så du unngår å lese samme beskjed flere ganger og likevel være usikker på om du har svart.

Et realistisk eksempel på en overlevering

Tenk deg at en medarbeider får en feilrapport fra en kunde mens resten av laget arbeider med andre oppgaver. I en relevant kanal kan vedkommende beskrive problemet, legge ved filen som forklarer saken og be om vurdering fra den som kan undersøke den. Når en kollega tar over, kan hen lese den opprinnelige konteksten, stille oppfølgingsspørsmål og dele hva som bør skje videre. Den som meldte inn saken kan så oppsummere beslutningen, slik at også resten av laget ser utfallet. Arbeidsflyten er enkel, men den fungerer bare hvis noen faktisk lukker løkken med en tydelig statusmelding.

Dette er også et godt eksempel på når en kanal er bedre enn en privat melding: Flere kan bidra, og svaret kan komme andre til nytte senere. Men hvis innholdet er sensitivt eller bare angår to personer, er det ikke automatisk en fordel å gjøre samtalen synlig for hele laget. Jeg ville brukt kanaler for samarbeid som flere trenger å følge, og direktemeldinger for avgrensede avklaringer, uten å la viktige prosjektbeslutninger bli værende i en privat tråd.

Hvem får mest ut av arbeidsformen?

Jeg synes Slack er mest verdifullt for lag som har mange små avklaringer gjennom dagen, særlig når folk ikke arbeider samtidig eller ikke sitter på samme sted. Det kan også hjelpe nye medarbeidere med å forstå hvorfor en beslutning ble tatt, dersom diskusjonen er holdt i en passende kanal og avslutningen er oppsummert. For en prosjektleder er det nyttig å kunne peke laget mot én samtale i stedet for å videresende flere e-posttråder.

Det er ikke nødvendigvis riktig valg for en enkeltperson som vil organisere egne gjøremål, eller for en liten gruppe som allerede har en enkel og velfungerende rutine. Slack erstatter heller ikke automatisk et prosjektstyringsverktøy: Samtaler kan avklare arbeid, men laget må fortsatt ha en tydelig måte å holde rede på ansvar og frister. Hvis folk begynner å bruke kanaler som oppgavelister uten felles regler, kan viktige punkter forsvinne blant nye meldinger.

En mer nøktern vurdering før du bestemmer deg

En vurdering på 4,1 av 5 fra rundt 188 000 brukere tyder på at mange finner nytte i appen, men det sier mindre om hvordan den passer inn i akkurat din arbeidsplass. Før du tar den i bruk bredt, ville jeg valgt et avgrenset prosjekt, laget bare kanalene dere faktisk trenger og blitt enige om hva som skal varsles. Se etter om færre beskjeder går tapt, om overleveringer blir tydeligere, og om folk finner gamle avgjørelser uten å spørre på nytt. Hvis resultatet bare er flere avbrudd, bør dere endre rutinene før dere legger til flere integrasjoner.

Min anbefaling er derfor ikke å flytte all kommunikasjon inn i Slack uten plan. Start med én konkret arbeidsflyt, for eksempel spørsmål og oppfølging rundt et prosjekt, og la laget prøve kanalene over tid. Når samtalene blir lettere å finne og ansvaret tydeligere, har appen gjort en reell forskjell. Hvis dere derimot først og fremst trenger rolige, sjeldne beskjeder, er e-post eller en enklere gruppechat sannsynligvis mindre krevende.